¿Cómo puede ayudar el archivado de correo electrónico a la empresa?

¿Cómo puede ayudar el archivado de correo electrónico a la empresa?

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• ¿Qué es el archivado de correo electrónico?
• ¿Por qué una organización archivaría correos electrónicos?
• ¿Cómo funciona el proceso de archivo?
• ¿Cuáles son los beneficios del archivado de correo electrónico?
• ¿Qué funciones necesitas que tenga el archivado de correo electrónico?

Es probable que el correo electrónico sea un canal de comunicación fundamental para tu negocio, tanto interna como externamente. Sin embargo, es posible que te preocupe la seguridad, la accesibilidad y el almacenamiento.

Por ello, queremos darte una buena noticia: el archivado de correo electrónico viene expresamente para resolver dichos problemas.

En este post, te explicaremos qué es y por qué será beneficioso par tu y para tus clientes.

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¿Qué es el archivado del correo electrónico?

¡Vamos a empezar por el principio!

El archivado de correo electrónico es la práctica de preservar esas comunicaciones a través del almacenamiento basado en la nube.

Permite a los usuarios indexar, buscar y recuperar correos electrónicos antiguos.

¿Por qué una organización archivaría correos electrónicos?

Hay varias razones para implementar una solución de archivado. Algunas de ellas incluyen:

• Continuidad del negocio y recuperación ante desastres.
• Auditorías internas, externas o investigaciones por parte de ciertos organismos.
• Mandatos de cumplimiento normativo por parte de la legislación, tanto europea como española.
• Mejores prácticas de seguridad
• Gestión de registros.

 

El archivado de correos electrónicos proporciona beneficios que pueden ayudarte de varias maneras, desde el cumplimiento de los requisitos, hasta el ahorro de costes.

¿Cómo funciona el proceso de archivado?

El proceso de archivado de correo electrónico captura el 100% de los correos electrónicos entrantes y salientes. Después, el sistema los coloca en un entorno seguro en la nube y totalmente accesible.

El archivado de correo electrónico no es lo mismo que la copia de seguridad del correo electrónico.

La copia de seguridad se dedica a hacer una copia de seguridad de los datos durante un periodo de tiempo limitado para restaurarlos en caso de ser necesario. Además, no tiene en cuenta los requisitos de cumplimiento ni ayuda a evitar la pérdida de datos.

En el caso de que actualmente solo utilices un enfoque de copia de seguridad, debes tener en cuenta sus limitaciones.

¿Cuáles son los beneficios del archivado de correo electrónico?

Cumplimiento Normativo

Ciertas industrias tienen obligaciones con respecto a la comunicación por correo electrónico si contiene información confidencial. Uno de los más comunes se produce en el sector médico.

El archivado mantiene los datos  seguros y proporciona un registro virtual en papel en caso de que se produzca un auditoría.

Por lo tanto, el cumplimiento no es una opción, es una obligación.

Retención de datos

Incluso las empresas más pequeñas generan miles de correos electrónicos. A menudo, contienen información vital, por lo que conservarlos es apropiado e incluso puede ser necesario. Sin embargo, mantenerlos en su servidor de correo electrónico no es sostenible, puesto que irá disminuyendo tu ancho de banda.

Un correcto archivado mueve esos correos electrónicos a la nube y te proporciona la posibilidad de buscarlos. Los datos están seguros gracias al cifrado y puedes encontrar lo que necesitas en minutos, no en horas.

Lograr una verdadera copia de seguridad para la continuidad del negocio

Como se ha señalado previamente, una copia de seguridad del correo electrónico no llega al nivel de una correcta restauración ante desastres. En este modelo, la nube de Office 365 alberga los archivos de correo electrónico; sin embargo, este almacenamiento por sí solo no conserva los datos a largo plazo. 

La integración del archivado se basa en crear un lugar permanente para que residan los correos electrónicos. No tienes que hacer nada extra, es automático.

Protección de la IP

Los correos electrónicos a menudo pueden contener IP. De hecho, Microsoft informó que hasta el 75% de los correos electrónicos de la empresa incluyen IP.

Con el archivado se consigue un mayor control de los contenidos de los emails. Además, también se proporciona un repositorio donde el riesgo de sufrir un ciberataque o la pérdida de datos no son amenazas tan destructivas.

Gestión de descubrimiento legal

Si tu empresa está inmersa en un problema legal, es posible que haya solicitudes de ciertos correos. Sin el archivado, esta tarea resultará bastante compleja. Un software de archivado para el correo electrónico te permite buscar, filtrar y encontrar lo que necesitas, para que no pierdas tiempo ni recursos.

Recuperación de correos electrónicos eliminados

Eliminar correos electrónicos es una función normal. La mayoría de las veces, no hay motivo de preocupación. Sin embargo, a veces un usuario puede, sin darse cuenta, eliminar algo que es importante o que incluye información confidencial.

La recuperación de emails eliminados evitará las consecuencias de tales acciones. 

¿Qué funciones necesitas que tenga el archivado de correo electrónico?

Antes de elegir una solución de archivado, estas son las características que, desde ADM Cloud & Services,l recomendamos priorizar:

• Seguridad: descubre cómo el sistema protege los datos con el cifrado (tanto en tránsito como en el repositorio) y cómo cumple con los requisitos de cumplimiento con respecto a la seguridad de los datos.

• Escalabilidad: sin límites en la capacidad de almacenamiento.

• Indexación de todos los tipos de archivos: no todos los productos de archivado incluyen todos los tipos de archivos o archivos adjuntos. Es importante que antes de ofrecer este tipo de soluciones te asegures que el software dispone de esta función.

• Captura constantes de correo electrónico: es esencial que la solución capture y almacene todos los correos electrónicos enviados y recibidos.

• Funcionalidad de búsqueda: normalmente, si necesitas acceder a tu archivo de correo electrónico, es porque estás buscando información específica relacionada con un problema legal, una infracción o una auditoria. Nosotros te aconsejamos seleccionar un producto que facilite la búsqueda con etiquetado, filtrado, búsqueda avanzada y categorización.

• Exportación: una vez que encuentres los correos electrónicos que necesitas, querrás poder exportarlos para el archivo. Asegúrate de que estos sea posible y de que tenga múltiples opciones de formato.

• Integración: el archivado estándar de Office 365 no te ofrece una protección completa. Necesitarás una herramienta específica que cubra todas tus necesidades. Por lo general, esto requerirá una integración, así que asegúrate de que no haya problemas de compatibilidad al comprar opciones.

Como hemos visto en el artículo, el archivado de correos electrónicos es una solución cada vez más demandada por las empresas, especialmente para cubrir aspectos legales. Por ello, como MSP, consideramos que es un servicio que cada vez te otorgará un mayor beneficio comercial.

Desde ADM Cloud & Services esperamos que te haya sido de ayuda, si necesitas más información no dudes en contactarnos, ¡estaremos encantados de ayudarte!

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