¿Qué es un ERP y para qué sirve?

¿Qué es un ERP y para qué sirve?

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CONTENIDO DEL ARTÍCULO

• Definición de ERP
• ¿Para qué sirve un ERP?
• Ventajas de un Sistema ERP
• Desventajas de un Sistema ERP
• ¿Cómo elegir un ERP para mi empresa?
• ¿Cuál es el mejor ERP?

 

¿Sabías que el 95% de las empresas que implementan un ERP logran mejorar sus procesos comerciales más importantes? ¿Quieres saber cómo podrías ayudar un ERP a mejorar la productividad de tu empresa? A continuación, te mostraremos qué es y para qué sirve un ERP, y por qué es tan importante:

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Definición de ERP

Comencemos respondiendo a la pregunta principal: ¿qué es un ERP?

En pocas palabras, un ERP es un software dirigido a las empresas, que facilita la supervisión de todos y cada uno de los flujos de información que se producen en cada campo de la organización. 

¿Cuál es el significado de las siglas ERP?

Sus iniciales en inglés significan Enterprise Resource Planning o, en español, sistema de planificación de recursos empresariales.

Cada vez evalúas cómo aprovechar al más alto tu programa, tu equipo o tu personal, estás haciendo un trabajo con recursos y procurando planear tu aplicación de manera más eficaz. El programa de gestión ERP es una poderosa herramienta que te ayuda a hacer esto de forma más eficiente.

La meta de los sistemas ERP es integrar los distintos departamentos de una empresa en un solo lugar. Anteriormente se solía tener un programa específico para cada área: un programa contable, un programa financiero, uno para logística y así sucesivamente. Un ERP, en cambio, permite tener una sola base de datos centralizada donde se gestione toda la información de la empresa en tiempo real y de forma eficiente.

De esta manera, los ERP acostumbran a estar integrados por diferentes módulos, pertinentes a cada departamento. Los módulos que se suelen encontrar en la mayoría de ERP son: inventario, logística, facturación, compras, ventas, contabilidad, recursos humanos, y CRM (en estos últimos tres módulos ahondaremos más adelante.

El ERP es el software de administración más requerido por las empresas, y también uno de los más exitosos. Una investigación que realizó estudios en más de 2000 empresas españolas, halló que esta clase de programa dobla las demandas de otros programas relacionados: prácticamente un 50% para los ERP, seguidos por los CRM (13.35%) y finalmente Recursos Humanos (12.68%).

Además, de acuerdo con un estudio realizado en el 2013, un 40% de las empresas que adquieren un ERP notaron un aumento en sus índices de productividad. Un ERP es entonces mucho más que un programa, este software es un sistema que facilita todas y cada una de las tareas que se requieren para administrar una compañía y a planificar de tus recursos de la mejor manera.

¿Para qué sirve un ERP?

El principal objetivo de cualquier sistema ERP es el de asistir a una compañía en sus labores administrativas y de toma de decisiones, mediante la automatización de sus procesos. Para ello podemos conseguir datos en tiempo real, progresar labores de back office, supervisar flujos de trabajo y disminuir al mínimo los fallos.

La planificación de recursos empresariales acostumbra a ser aburrida y repetitiva, sin embargo, un ERP sirve para automatizar esta planificación. Ejemplo: si se requieren generar informes comerciales, el vendedor no tendrá que preocuparse por ello, sino sólo por traer más ventas a la empresa. Todos los reportes necesarios serán realizados por el programa, prescindiendo así de bastantes horas.

Una compañía que ya tiene un ERP y sabe lo valioso que es, tiene una clarísima ventaja con respecto a sus adversarios que no usen uno. Pues tu empresa va a ser capaz de automatizar tus procesos administrativos, va a tener un mayor control sobre tus acciones y va a poder emplear la eficazmente la información para tomar mejores decisiones. Ya no se trata de solucionar inconvenientes, sino más bien de anticiparse a ellos y eludir su aparición.

La mayor parte de las compañías pueden observar un incremento en agilidad tras adoptar un ERP. Y en aquellas que reportan contrariedades, se debe principalmente a una falta de procesos e inconvenientes en su administración.

Funciones de un Sistema ERP

1. ERP para la Administración Contable

Los primeros softwares ERP que se desarrollaron en el mundo fueron para automatizar la gestión contable de las empresas. Si bien las posibilidades y funcionalidades se han ampliado, la gestión de tu dinero continuamente va a ser un aspecto central de la planificación de recursos de tu organización. Un sistema ERP efectivo te ayudará a juntar tu programa de contabilidad anterior y presente para que logres administrar y hacer un seguimiento de tus números, tanto recientes como en todo el tiempo. Además, un sistema ERP contable organiza la información en reportes fáciles de leer, facilitando así un análisis más profundo. Antes de adquirir un ERP, deberías ver los diferentes análisis y estudios accesibles en cualquier sistema que considere comprar, para asegurarte de que podrás usarlo para obtener la información que requieres.

 2. ERP para la Administración de Recursos Humanos

Los directores ejecutivos y dueños de negocios comprenden que una organización eficaz funciona por causas que van más allá de las hojas de cálculo contables. El programa ERP disponible hoy, lo ayuda a utilizar los datos de tu compañía para regir a tus empleados de forma más positiva. Puede realizar la nómina, hacer un seguimiento del tiempo, medir el rendimiento y la eficiencia, e inspeccionar una cantidad de métricas para ayudarte a detectar a tus superiores empleados, recompensar el triunfo y detectar probables inconvenientes de recursos humanos. Además, puedes mirar los cambios en el funcionamiento en todo el tiempo para medir el costo de las reuniones de liderazgo y las evaluaciones de funcionamiento. Al aprovechar la funcionalidad de recursos humanos, puedes concentrarte en cómo aprovechar al más alto a los individuos de las que es dependiente tu triunfo.

 3. ERP para la gestión de las relaciones con los consumidores o CRM

Al final, el programa de gestión de empresas te ayuda a analizar las interacciones con tus consumidores. Puedes hacer solicitudes de manera más veloz y hacer un seguimiento de la prontitud con la que se completan aquellas peticiones. Con el tiempo también puedes mirar los volúmenes de venta hacia diferentes consumidores para ayudar a tu equipo de ventas a enfocar sus esfuerzos de forma correcta. El éxito depende de las buenas relaciones con los consumidores, por lo cual utilizar un software ERP para rastrear y desarrollar aquellas relaciones te ofrece una poderosa ventaja en el mercado.

Además de estas funciones primordiales, un sistema ERP también puede ayudar a tu empresa con estas funciones específicas, las cuales dividiremos por procesos empresariales:

Funciones de un ERP en Finanzas:

• Libro mayor o libro contable
• Cuentas por pagar
• Activos fijos
• Contabilidad de costos
• Gestión del efectivo en caja
• Presupuestos
• Cuentas por cobrar
• Informes financieros

 

Funciones de un ERP en recursos humanos

• Gestión del personal
• Beneficios
• Nóminas
• Autoservicio para los empleados
• Métricas de desempeño
• Salud y seguridad
• Capacitaciones

 

Funciones de un ERP en fábrica:

• Gestión de fórmulas industriales
• Modelamiento de procesos
• Informes y control de procesos de producción
• Informes de calidad
• Costos de fabricación
• Gestión de materiales e insumos
• Costos totales
• Control de planta
• Planeamiento de la producción

 

Funciones de un ERP en Logística y Compras

• Gestión de inventario
• Ubicación y control de lotes
• Pronóstico de inventario
• Gestión de proveedores
• Cotizaciones y precios
• Órdenes de compra
• Acuerdos y contratos con proveedores
• Abastecimiento

 

Funciones del ERP en el área de Ventas:

• CRM: gestión del relacionamiento con el cliente
• Informes comerciales
• Precios y descuentos
• Servicio al cliente
• Gestión de garantías y devoluciones
• Gestión de licitaciones

 

Estas son sólo algunas de las múltiples funciones que un sistema ERP tiene al beneficio de tus usuarios. Si deseas saber más sobre esto, y tener asesoría sobre cuáles de estos beneficios son los mejores para tu empresa no dudes en contactar con nuestros asesores.

Ventajas de un Sistema ERP

¿Cuáles son los beneficios clave de tener un sistema ERP? A continuación, te mostramos los más importantes:

• Informes comerciales mejorados: Un software ERP brinda mejores herramientas de informes con información en tiempo real, además de convertirse en la única fuente de información de la compañía: una base de datos integrada para todos los procesos empresariales.
• Mejor servicio al cliente: Un sistema ERP permite un mejor acceso a la información del cliente, obteniendo así tiempos de respuesta más rápidos, mejorar y hacer más precisos los procesos y tiempos de entrega.
• Costos de inventario mejorados: Solo tienes que llevar el inventario necesario, con un ERP se evitan problemas comunes como el guardar demasiado inventario y tener costos de almacén más altos, o, por el contrario, tener muy poco inventario y correr el riesgo de no entregar a tiempo. Un ERP automatiza la gestión de inventarios.
• Flujo de caja mejorado: Mejor facturación y mejores herramientas de cobranza para efectivizar las ventas rápidamente, siempre es bueno tener más efectivo disponible para el negocio
• Ahorro de costes: se ahorra en múltiples áreas de la empresa: planificación de inventario mejorada, mejor gestión de adquisiciones, mejor servicio al cliente, gestión mejorada de las relaciones con los proveedores.
• Mejor seguridad de datos y en la nube: Un buen software ERP brinda recursos de seguridad dedicados y te evita instalar software malicioso. Además, tus datos estarán distribuidos en varios servidores para mayor seguridad.
• Mejoras en los procesos comerciales: Puedes automatizar tareas manuales o rutinarias, como agendar reuniones o realizar reportes comerciales, también puedes ganar eficiencia implementando flujos de trabajo más inteligentes.
• Gestión de la cadena de suministro: Permite realizar un pronóstico efectivo de la demanda y ajustar el inventario, reducir los cuellos de botella en la producción y ganar mucha más transparencia a través del negocio.

 

Desventajas de un Sistema ERP

Si bien un sistema ERP tiene múltiples ventajas, es cierto también que tiene ciertas contras:

• Costos de un software ERP: El implementar un software ERP tiene algunos costos asociados, ya que demanda la adquisición de licencias de terceros. Pero no termina ahí, también es necesario invertir recursos en el mantenimiento del sistema, pero sobre todo en el entrenamiento inicial y continuo del personal para poder sacarle el mejor provecho.
• Conversión de datos complejos: Ya que un sistema ERP gestiona una inmensa cantidad de datos, es necesario desarrollar una estrategia sólida de conversión de dichos datos, lo cual puede ser difícil, pues se tienen que definir, examinar y analizar las fuentes de datos. Si esto no se hace correctamente puede causar retrasos y mayores costos
• Requiere un entrenamiento completo: Como ya lo mencionamos, la capacitación es esencial y debe cubrir todas las características del sistema ERP. Las sesiones de capacitación de ERP deben estar en línea con los procesos comerciales y objetivos empresariales. Además, los usuarios de TI deben estar capacitados para brindar soporte en todos los aspectos técnicos del sistema ERP.

 

Tipos de  ERP

Ahora que ya entendemos qué es un ERP y para que sirve, pasaremos a revisar qué tipos de ERP existen en el mercado actual:

ERP por tamaño de empresa
Un ERP puede estar diseñado para atender las necesidades de distintos negocios: empresas grandes y pequeñas.

ERP para pequeñas empresas
Este es un ERP especialmente diseñado para solventar las necesidades de un pequeño negocio, sobre todo en labores administrativas específicas y sencillas como contabilidad, recursos humanos y logística principalmente.

ERP para Pymes.

Un ERP para pymes es una evolución del modelo para pequeñas empresas. Este, a diferencia del anterior, permite gestionar recursos de mayor complejidad e integrar muchas más áreas.

ERP para grandes empresas
Estos son los ERP más completos y poderosos del mercado y están especialmente diseñados para soportar la dificultad de una compañía más grande, ya que pueden abarcar gran cantidad de industrias y unidades de negocio en un mismo programa.

ERP por lugar instalación
Un ERP tiene dos principales alternativas de instalación: la primera es instalarlo en nuestros sistemas locales (también llamado on premise) o hacerlo por medio de la nube (cloud). Cada opción tiene sus ventajas y es importante que la compañía tenga las herramientas para decidir sobre cuál elegir.

ERP local (on-premise)

Un ERP local, como su nombre lo indica, es uno en el que todo el software es instalado en los propios servidores de la empresa. Este tipo de ERP tiene la ventaja de que toda la información es manejada por la empresa, aunque esto también tiene una gran desventaja: es la propia empresa quien debe generar encargarse del mantenimiento y seguridad de dicho sistema.

Normalmente este tipo de ERP se justifica en grandes empresas, quienes tienen áreas de TI especializadas y el costo de mantenimiento y ciberseguridad no les supone un problema frente al riesgo de que su información sea filtrada a sus competidores y al mercado.

ERP en la nube (cloud)

El ERP en la nube es el más sencillo de los dos, ya que no quiere instalación alguna y casi siempre se puede comenzar a emplear tras el registro.

A diferencia del ERP local, con el software ERP cloud la empresa no tiene el control total y la privacidad sobre su información, pero a cambio, se evita los costos de implementación, mantenimiento y seguridad en los que se incurrirían con el otro sistema. Estos sistemas son más sencillos de utilizar y, además, las empresas que comercializan servicios de ERP en la nube tienen normalmente un equipo de expertos a su cargo, listos para asesorarle desde el proceso de implementación, hasta la capacitación y el uso.

De acuerdo con un estudio realizado por SoftDoit, quienes encuestaron a empresas españolas interesadas en implementar un sistema ERP: el 47.5% apuesta por la nube, un 26.4% apuesta por una implementación local y el resto estaba en duda, o, por el contrario, no lo consideraban como un factor determinante para seleccionar un software.

¿Cómo elegir un ERP para mi empresa?

Elegir un software ERP no es fácil y no debe ser tomada a la ligera, debes tomar en cuenta muchos datos ya que la compañía invertirá un buen tiempo y recursos en su implementación.

Por eso, aconsejamos reunir toda la información necesaria y seguir los pasos que daremos a continuación, a fin de que logres elegir un software de calidad que se adapte a las necesidades de tu empresa.

1.¿Para qué necesito un ERP y quienes se beneficiarán?
En este primer paso es importante definir qué departamentos de tu empresa son los que utilizarán el ERP, cómo se podrían integrar y con qué objetivo lo estás adquiriendo, qué información se gestionará y cuál será el equipo que va a trabajar con el ERP antes, durante y después de implementarlo.

2.¿Qué voy a solucionar con un ERP?
Pasada la primera fase los equipos deberán recoger datos e identificar los problemas que se necesitan solventar con el ERP en las distintas áreas. Por poner un ejemplo, pocas ventas en el área comercial. Al tener los inconvenientes claros, va a ser mucho más simple seleccionar un software que tenga las funciones necesarias para resolver dichas necesidades.

3.¿Cómo afectará esta implementación a mi entorno empresarial?

La implementación de un sistema ERP no solo afectará a tu empresa, sino también a tus socios de negocio. Las relaciones con clientes, proveedores y distribuidores se podrían ver perjudicadas por este cambio, por lo que no estaría demás conversar con ellos sobre este cambio antes de tomar la decisión final.

¿Cuál es el mejor ERP?

Existen tantos ERP en el mercado que es imposible decir a ciencia cierta cuál es “el mejor”. Muchos gerentes y dueños de empresa creen que sólo basta con implementar cualquier ERP para que la empresa vaya mejor, sin embargo, no toman en cuenta que este proceso además involucra y proceso de adaptación y cambio de paradigmas; además, muchas veces por desconocimiento corren el riesgo de implementar un sistema anticuado y que no se adapta a las tendencias actuales.

En ADM Cloud & Services creemos que, más allá de lo bueno que pueda ser un ERP, lo más importante es saber que el socio con el que vayas a implementar el proyecto sepa identificar tus necesidades y ayudarte a lo largo de todo el proceso. Cuente con nosotros para ello, si deseas adquirir un ERP, te invitamos a contactar con uno de nuestros asesores.

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