Tipos de software para mejorar la productividad

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CONTENIDO DEL ARTÍCULO

¿Sabías que el uso de herramientas computacionales ha elevado la productividad en un 46 % y, en todo el mundo, el 75 % de las organizaciones tiene como objetivo aumentar su lista de herramientas de productividad en los próximos años?

Empresas como SoftwareSuggest, Netflix, Boiler Room y más deben gran parte de su éxito al uso de las mejores opciones de software de productividad disponibles en el mercado.

¿Qué es un Software de Productividad?

La definición de software de productividad es simple: se trata de un programa que utiliza una serie de herramientas para ayudar a que la vida y los negocios sean más eficientes, ahorrando tiempo al organizar y ejecutar tareas de mejor forma. Estas herramientas pueden variar desde simples aplicaciones de creación de listas hasta herramientas más avanzadas de automatización y gestión de procesos.

En resumen, un software de productividad te ayudará a hacer más cosas en menos tiempo.

En este artículo te diremos qué herramientas de productividad existen, así como los tipos de software que hay, pero sobre todo te mencionaremos exactamente qué buscar al momento de comprar un software de productividad en 2022 junto con nuestras recomendaciones.

¿Por qué es importante usar un Software de Productividad en tu empresa?

Un software de productividad hace que los miembros de tu equipo sean más eficientes al brindarles a todos una única fuente de información sobre sus tareas y progreso.

¿Qué significa eso? Pues digamos que se está realizando un proyecto con múltiples personas de la misma o incluso de distintas áreas de la empresa, con un software de productividad todos los miembros del proyecto pueden ver qué tareas están creadas, completadas, en progreso o aquellas que necesitan más recursos para completarse.

Además, los miembros del equipo también pueden adjuntar todo tipo de documentos a una carpeta compartida, para que todas las partes interesadas puedan ver lo que está sucediendo, etiquetar personas y asignarles tareas, identificar rápidamente el progreso general del proyecto y más. Un software de productividad mejora la transparencia y la eficiencia dentro de los equipos, ya que los miembros pueden ver dónde se encuentra todo en una sola vista. Gracias a esto facilitan mucho la implementación de metodologías ágiles como Scrum o Kanban, ya que estas se sirven de las características de un software de productividad para ejecutarse de mejor forma.

Ventajas de usar un Software de productividad

Ya te hemos contado qué es un software de productividad y por qué deberías tenerlo, pero para que te quede más claro pasemos a ver qué ventajas sobre tus competidores el usar un software de este tipo.

  1. Aumentar la productividad: el primer beneficio y el más evidente, las empresas en el mundo han demostrado un aumento de hasta 45% en su eficiencia y productividad gracias al uso de software para organizar, clasificar, controlar y optimizar actividades y tareas.
  2. Gestionar proyectos complejos: un software de productividad permite, aplicando las técnicas correctas, dividir un proyecto en pequeñas tareas menos complejas y asignarlas a distintos miembros del equipo, permitiendo así tener mejor control sobre ellas y hacer seguimiento al avance del proyecto continuamente.
  3. Flexibilidad y adaptación constante: con un software de productividad es posible gestionar los cambios de manera más eficiente y rápida. Cuando una nueva persona se incorpora a la empresa, es fácil para ella encontrar toda la información que necesita para incorporarse, así como gestionar reuniones con sus compañeros.
  4. Información en tiempo real para la toma de decisiones: además de todo lo ya mencionado, un buen software de productividad permite mostrar informes en tiempo real sobre el rendimiento de las personas y procesos empresariales, permitiendo a los líderes tomar mejores decisiones en base a datos.

Herramientas de Productividad

Un software de productividad puede contar con una o varias herramientas de productividad incluidas. Las herramientas de productividad son las aplicaciones y servicios que mejoran el funcionamiento de una persona o maquinaria para obtener mejores resultados en menos tiempo. Estas herramientas tienen como objetivo eliminar o reducir la ambigüedad y deficiencias en tu proceso de trabajo y ayudarte a alcanzar tus objetivos más rápido y usando menos recursos. Cada herramienta puede cumplir un objetivo distinto, pero en general las funciones que tienen son las siguientes:

Funciones de las herramientas de Productividad

  • Mejorar la calidad del trabajo: el mayor beneficio que puede brindar una herramienta de productividad es mejorar la calidad de las tareas en la empresa de forma general, pues facilita aspectos relevantes en el trabajo tales como la comunicación, ejecución de tareas, coordinación y control de entregables.
  • Otorgar acceso centralizado a la información: una herramienta básica para la productividad es el tener la información centralizada en una sola fuente, de manera que cualquier persona de la organización pueda acceder a ella de forma sencilla y de cualquier lugar, ahorrando así importantes cantidades de tiempo y dinero.
  • Asegurar los datos e información más importantes: de la mano con el punto anterior, una herramienta de productividad cumple la función de mantener segura la información que allí se almacena, manteniéndola alejada de externos inescrupulosos.
  • Integración y comunicación del equipo: el trabajo remoto y las reuniones virtuales han tomado fuerza en los últimos tiempos, y es por eso que parte de las funciones de una herramienta de productividad es brindar facilidades para la comunicación de los miembros del equipo, desde reuniones hasta chats y eventos, todo debería estar facilitado por una sola herramienta.
  • Supervisión remota del trabajo: con una herramienta digital de productividad ya no son necesarias miles de reuniones ni supervisión presencial, a los líderes de proyecto les basta con crear tareas y metas para cada colaborador, y puede supervisarlo todo desde un solo panel centralizado.
  • Facilitar la entrega de reportes: una última función importante de las herramientas de productividad es que facilitan la creación y envío de reportes en general. Ya que muchas veces los reportes pueden ser generados automáticamente y enviados desde la misma herramienta.

Tipos de Software de Productividad

Si bien todos los softwares de productividad están diseñados para mejorar la eficiencia general de la empresa, existen distintos tipos clasificados principalmente en base a las herramientas que estos proveen. Veamos cuáles son:

Software de productividad para gestión del tiempo

Este tipo de software permite un mejor control y monitoreo del tiempo que pasan los empleados en cada tarea y actividad, permitiendo así identificar tareas que disminuyan la eficiencia. Aunque la aplicación de estos softwares no se limita a las personas, sino que se extienden hasta tareas como la gestión del tiempo de procesos industriales y logísticos, mejorando tiempos en la cadena de suministro.

Software de productividad para gestión de tareas y proyectos

Seguro habrás escuchado hablar de las metodologías ágiles como Scrum o Kanban, pues estas se apoyan en gran medida del uso de software de productividad especializados en la gestión de equipos y tareas. Este tipo de software permite crear tareas y asignarlas a distintos miembros del equipo, así como monitorear los progresos y gestionar proyectos de manera más eficiente y controlada.

Software de productividad para manejo de indicadores y OKR

Los OKR o Objetivos y Resultados Clave son la base del éxito de muchas empresas hoy en día. Con este tipo de software es fácil poder medir y calcular los OKR de la empresa, así como organizarlos en reportes sencillos de leer y monitorear.

Software de productividad para manejo de la información

La gestión de los datos es vital para una empresa que quiere crecer, con un software de productividad especializado en manejo de información es posible gestionarlos de forma eficiente y utilizarlos para tomar mejores decisiones empresariales.

Software de productividad para ofimática y producción de documentos

Este tipo de software de productividad se especializa en la creación y almacenamiento de documentos de todo tipo: desde oficios u hojas de cálculo, hasta presentaciones digitales.

Software de productividad completo: todas las herramientas en un mismo lugar

Llegamos a la mejor parte, un software que incluye todos los tipos anteriores en uno sólo. Este software centraliza varias o incluso todas las funciones mencionadas anteriormente en una misma solución: documentos, gestión del tiempo, productividad, indicadores y más, todo en uno. En ADM Cloud Services contamos con una solución 360 para nuestros clientes, puedes consultar con uno de nuestros asesores aquí.

Ejemplos de Software de Productividad

Ahora que ya sabemos los tipos de software de productividad que existen pasaremos a ver algunos ejemplos concretos de programas que usan la mayoría de empresas para mejorar su rendimiento y eficiencia en el día a día:

  1. Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dyanmics 365 es la herramienta de productividad y gestión por excelencia de Microsoft. No sólo combina todas las herramientas de gestión que ya conocemos de esta gran empresa tales como Office, Teams, Project, OneDrive y más, sino que lo combina con herramientas para gestionar y transformar los datos, internet de las cosas, comercio electrónico, cloud computing y muchas más opciones para llevar la productividad de su empresa al límite.

  1. Slack

Slack es un software de productividad especializado en la integración y comunicación de las personas en un equipo, y en menor medida de la gestión de proyectos y tareas. Con Slack se pueden crear equipos de trabajo y establecer canales de comunicación sencillos y fáciles de usar, además se pueden subir y compartir archivos, crear reuniones y más.

  1. Asana

Asana es una herramienta de gestión de proyectos y tareas. Su principal característica es el poder crear tableros en donde se pueden colocar y asignar tareas a cada miembro del equipo, así como crear calendarios para gestionar proyectos y flujos de trabajo.

  1. Monday

Monday es una alternativa a Asana que permite gestionar proyectos y tareas. Cuenta con integraciones con otras herramientas como Dropbox, Slack, Teams y más. Además, permite la auto gestión del tiempo con herramientas para medir la productividad y la cantidad de tareas ejecutadas.

¿Cómo elegir el mejor Software de productividad para tu empresa?

Bien, ya te hemos contado todo sobre los software de productividad. Llegó ahora la pregunta del millón: ¿cómo elegir un buen software de productividad para tu empresa?

Antes de empezar a contarte algunas cosas que debes considerar, te recordamos que la mejor es siempre asesorarse con un experto, por eso te recomendamos contactarte con un especialista de ADM Cloud Services que responderá todas tus consultas y te ofrecerá la mejor alternativa de acuerdo a tus necesidades.

Ahora sí, pasemos a los consejos:

  • Accesibilidad sencilla en múltiples dispositivos: la nueva normalidad y el trabajo remoto han hecho que nuestras herramientas de trabajo se diversifiquen, ahora las personas utilizan ordenadores portátiles, fijos e incluso el móvil para realizar sus tareas diarias. Por eso es muy importante que la herramienta que elijas pueda utilizarse en múltiples dispositivos.
  • Herramientas de colaboración: para mejorar la productividad la colaboración y comunicación es esencial. Es por eso que un software de productividad debe incluir esta funcionalidad, desde reuniones y chats de equipo hasta colaboración conjunta en edición de documentos y compartir archivos.
  • Seguimiento de productividad para personas y equipos: el poder medir la productividad de los equipos es importante para mejorar su rendimiento, tener a la mano una herramienta para medir tiempos de entrega, ejecución de tareas y tableros Kanban puede ser muy valioso para tu empresa.
  • Almacenamiento seguro en la nube: suena a algo básico, pero es vital que tu herramienta de productividad te permita guardar cada archivo en el que tus colaboradores trabajen automáticamente en la nube. El error humano es común y es posible perder horas de trabajo simplemente porque se nos olvidó hacer clic en el botón de guardar. Además, esto permite que tu información esté a salvo en el caso de algún robo de equipo.
  • Portal para interacción con clientes: una herramienta de productividad no se limita al interior de tu organización, el exteriorizar las ventajas de tu software puede marcar una diferencia. A tus clientes seguro les gustará interactuar contigo de una forma más eficiente y sencilla gracias a tu software, y te permitirá a ti atender sus necesidades más rápido.

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