Mejor software para la gestión del correo electrónico

La mayoría de las comunicaciones importantes en una empresa se dan a través de correos electrónicos: coordinación de proyectos, envío de informes y otros muchos datos valiosos y en la mayoría de los casos confidenciales para la compañía. Es por eso que elegir un buen software para gestionar correos electrónicos puede marcar la diferencia en cuanto a mantener segura la información de tu empresa, y proveer comunicaciones eficiente.

En este artículo te contaremos cuáles son los mejores gestores de correo electrónico en la actualidad, y qué criterios deberías tener al elegir uno para tu negocio.

Pero, antes de empezar definamos:

¿Qué es un software de gestión de correo electrónico?

Un software o programa de gestión de correo electrónico es una aplicación que sirve principalmente para acceder y visualizar tus correos electrónicos, y que además se encarga del envío, recepción y gestión de los correos de tu organización. En resumen: centraliza todas las operaciones relacionadas con correos electrónicos dentro de una organización.

¿Qué debes considerar antes de elegir un software de correo electrónico?

Cuando en nuestra vida cotidiana, revisamos Gmail, Outlook o algún otro programa de correos, en realidad estamos utilizando un software de gestión. Sin embargo, estas soluciones no siempre son la mejor alternativa para las empresas en cuanto a ciberseguridad y privacidad, pudiendo recibir correos phishing o engañosos constantemente. Es por eso que, como dueño o gerente de empresa, es muy importante que tengas en cuenta los siguientes consejos antes de elegir un gestor de correos electrónicos para tus equipos:

Lo más importante: la seguridad

En la era de la información, los datos son recursos infinitamente valiosos para nuestra empresa, y por eso lo más importante es resguardarlos en un lugar seguro y confiable, nadie quiere que sus facturas, compras o acuerdos internos se filtren al público en general, o peor, a la competencia. La ciberseguridad es el primer punto que debes tener en cuenta antes de contratar un software de gestión de correos electrónicos. Utiliza software con cifrado, lista negra y blanca de correos y filtros de contenido para evitar vulnerabilidades en la bandeja de tus empleados y mantener tu información segura.

Herramientas de gestión y organización

Los buenos gestores de correo electrónico vienen programados con funciones de administración de correo electrónico que te ayudarán a navegar a través de tus correos electrónicos y, al mismo tiempo, te ayudarán a ser más productivo mediante la organización de tu bandeja de entrada. Algunas funciones básicas que un gestor de correo electrónico debería tener, incluyen:

  1. Incluir filtros en tu bandeja: Un software de correo electrónico debería darles a tus empleados más autonomía sobre sus bandejas de entrada al permitirles crear filtros inteligentes. Creación de filtros que les permitirá saber automáticamente qué correos electrónicos son importantes, spam o cuáles deberían ser enviados a una carpeta específica en su bandeja de entrada para su posterior visualización. Esto ayuda a la priorización y eficiencia.
  2. Archivar correos no deseados: Un software de correo electrónico debería permitirte hacer una limpieza periódica para eliminar información que ya no es necesaria.
  3. Posponer correos para después: Nunca faltan aquellos correos con nuevas tareas asignadas que pueden distraer a tu personal de sus funciones principales, una función de “recordármelo más tarde” puede ayudarles a enfocarse y recordar luego aquellas nuevas cosas.

Personalización e interfaz

Un buen programa de correo electrónico debería permitirte personalizar su diseño, bandeja de entrada, notificaciones y más. Esto suma muchos puntos para obtener una mejor experiencia de usuario; después de todo, tus empleados serán más productivos si tienen disponible un correo electrónico efectivo.

Si un cliente de correo electrónico tiene opciones de personalización, busca las opciones que más te atraigan o que vayan de acuerdo a tus políticas de imagen empresarial. Para algunas personas, la personalización mínima está bien, mientras que otras necesitan opciones de personalización más amplias.

Compatibilidad

Algunas empresas utilizan sistemas operativos distintos a los convencionales, tales como Windows XP o Vista, los cuales ya no están disponibles, pero son necesarios ya que algunas de sus aplicaciones están especialmente diseñadas para trabajar en esos sistemas operativos. También para aquellas empresas que utilizan MAC o Linux. Si este es tu caso, es importante que revises la compatibilidad de tu proveedor de gestión de correos para asegurarte de que sea compatible con el sistema operativo de tus dispositivos.

Integraciones con herramientas externas

Un buen software de correo electrónico te permitirá integrar las aplicaciones que más utilizas durante las actividades diarias de tu empresa y que seguramente son importantes para la productividad de tus equipos. El programa de gestión de correo electrónico debería permitirte intercambiar información y realizar operaciones de forma segura con otras aplicaciones externas a él. Un cliente de correo electrónico debe tener como mínimo las siguientes opciones de integración de aplicaciones:

 

  • Aplicaciones de comunicación interna del equipo, como Slack;
  • Aplicaciones de reuniones y webinars, como Zoom y Teams;
  • Aplicaciones de redes sociales, principalmente Facebook, Instagram y LinkedIn;
  • Aplicaciones de gestión del tiempo como Toggle; 
  • Aplicaciones de escritura, como Evernote o Medium.

Mejores gestores de correo electrónico 

Teniendo clara la definición y funciones de un software de gestión de correo, pasemos a responder la pregunta del millón: ¿cuáles son los mejores softwares de gestión de correo electrónico?

Existen muchos programas de correo electrónico en el mercado, cada uno con distintas funciones y propiedades dependiendo de los requerimientos del cliente. En general te recomendamos elegir aquellos que cuenten con todas las funciones básicas que te mencionamos más adelante. Algunos de ellos son:

1. Microsoft Ourlook (como parte del paquete Microsoft 365)

Cuando uno piensa en correo electrónico empresarial seguramente el primer nombre que se viene a la mente es Outlook de Microsoft. ¿Qué más podemos decir de Microsoft que las personas ya no sepan? Outlook por obvias razones permite una sólida integración con todas las demás aplicaciones y servicios de Microsoft, lo cual lleva a su software de correo electrónico mucho más allá de lo que cualquier otro simple sistema de intercambio de información pueda hacer.

Outlook posee una gran ventaja sobre otros programas de gestión de correos: está completamente integrado con el calendario de Outlook y Microsoft Teams, lo que permite que todos los miembros de la organización compartan sus calendarios en tiempo real, y gracias a Teams crear reuniones y videollamadas rápida y directamente desde el programa de correo. Esta integración incluye también a los contactos de Outlook. En cuanto a compatibilidad, Outlook funciona en los sistemas operativos de Windows, y en cuanto a los sistemas móviles, está disponible para iOS y Android.

Para adquirir Outlook se puede hacer de dos formas: la primera es comprar una licencia de Microsoft Office, en la cual viene incluido. La segunda y mejor actualmente es adquirirlo como parte del paquete de Microsoft 365 mediante suscripción.

Además de todo esto, Microsoft Outlook y su paquete 365 cuentan con integración con múltiples herramientas de ciberseguridad que brindan un candado de protección adicional contra ataques maliciosos. Algunos de estos software son Hornetsecurity, Exclaimer, Kaspersky y más. Si quieres contratar un servicio que proteja completamente tu información puedes asesorarte con un especialista de ADM Cloud & Services.

¿Por qué utilizar Microsoft Outlook?

  • Probado y usado por empresas de todo el mundo
  • Es el “gold standard” de los software de correo electrónico
  • Integración completa con Microsoft Office
  • Opciones de seguridad adicional con Hornet, Exclaimer y Kaspersky

2. EM Client

EM Client es un programa con más de 10 años de desarrollo en el mercado, y en su década de existencia ha logrado convertirse en uno de los más importantes competidores de Microsoft en cuanto a correos electrónicos se refiere.

Esto no ha sido de la nada: entre su amplio abanico de características y funciones tenemos el calendario, una lista de contactos y chat incorporado. Además, EM Client cuenta con integraciones con los principales visualizadores de correo electrónico, incluidos Gmail, Yahoo, iCloud y Outlook.com. Además, en su última actualización también ofrece encriptación PGP y respaldo en tiempo real, algunas funciones simples de edición de imagen y permite responder con mensajes automáticos solamente en Gmail.

Si bien cuenta con un plan gratuito, el uso empresarial requerirá comprar una licencia. EM Client permite la visualización y transferencia de mensajes de otros proveedores como Gmail o Outlook. Además, se pueden importar el calendario y los contactos desde estas plataformas externas.

Para terminar, EM Client cuenta con una función de chat que es compatible con Jabber y Google Chat, incluyendo también un buscador bastante útil.

¿Por qué utilizar EM Client?

  • Chat de soporte
  • Presenta encriptación
  • Interfaz moderna
  • Compatible con Windows y Mac

3. Gmail (como parte de G-Suite)

Desde su incursión al mercado en el año 2004, el servicio de correo de Google ha logrado convertirse en el proveedor de correo electrónico gratuito líder en el mundo, pues en la actualidad cuenta con mil millones de usuarios. Sin embargo, su experiencia y cuota de mercado en el sector empresarial aún es bastante limitada.

Quizás el diseño y simplicidad de la interfaz de Gmail sean la principal razón de su éxito. Los mensajes (la parte más importante del correo) cuentan con un gran espacio en pantalla para ser leídos, y las opciones y accesos se muestran de forma sencilla y fácil de encontrar en una barra lateral.

Similar a Microsoft Outlook, Gmail ofrece ventajas al ser capaz de integrarse con otros programas y aplicaciones de Google tales como Google Docs o Google Forms. Los mensajes se filtran automáticamente en función de ciertas categorías predeterminadas como Principal, Social y Promociones, entre otras. Esto ayuda al usuario a enfocarse en el contenido que necesita revisar en ese momento. Cuenta con un bloqueo de spam bastante decente que mantendrá tu bandeja de entrada libre de basura, también gracias a su compatibilidad con IMAP y POP es posible gestionar cuentas de otros proveedores o incluso webmail. La bandeja cuenta con 15 GB de almacenamiento, lo cual incluye también a los archivos almacenados en Google drive.

Pero no todo es color de rosa, existen algunas características no tan deseables en Gmail: primero, en lugar de organizar los mensajes en carpetas, deberás filtrarlos utilizando un sistema de etiquetado personalizado, lo cual puede ser algo tedioso en ciertas ocasiones.

¿Por qué utilizar Gmail (GSuite)?

  • Interfaz sencilla
  • Integración con aplicaciones de Google
  • Buen filtro de spam y seguridad
  • A tener en cuenta: su plan empresarial no es muy barato

4. Mailbird

La propuesta de valor de Mailbird es ofrecer una experiencia de correo electrónico fácil de usar y que mejore la productividad. Mailbird cuenta con una gran cantidad de integraciones con aplicaciones externas. Una gran ventaja es que no es necesario salir del programa para utilizar estas aplicaciones externas, sino que se integran y se pueden usar directamente desde la misma interfaz. Algunas de las aplicaciones más interesantes que se pueden integrar con Mailbird son Slack, Trello, Google Drive, Dropbox y Twitter.

Una de sus mayores contras es que, a pesar de tener una gran cantidad de integraciones, estas no funcionan bien en todos los casos, perdiendo así la mayor parte de su propuesta de valor.

¿Por qué utilizar Mailbird?

  • Capacidad de integrar muchas aplicaciones
  • Precio competitivo
  • Interfaz personalizable

5. Inky

Si pudiéramos resumir Inky en una palabra esta sería “Seguridad”. Y es que es un software diseñado específicamente para cumplir esta tarea con crecer, utiliza inteligencia artificial y machine learning para identificar y bloquear todo tipo de amenazas y ataques de phishing que otros programas similares no podrían detectar.

Su algoritmo de aprendizaje automático les permite brindar un servicio de seguridad diferenciado, su sistema literalmente “escanea” y lee los correos antes de mostrarlos en la bandeja, filtrando aquellos que contengan contenido malicioso. Además, cuenta con una función de informes y gestión humana, permitiéndole a los profesionales de IT identificar patrones y amenazas de forma manual y modificar las protecciones en consecuencia.

Como es de esperarse el servicio premium de seguridad de Inky es de pago, aunque se desconocen sus precios.

¿Por qué utilizar Inky?

  • Diseñado para la seguridad
  • Encuentra amenazas que otros no identifican

6. Thunderbird

Thunderbir es un programa de correos gratuito y de código abierto, lo cual es su principal ventaja. Debido a esto Thunderbird tiene una gran variedad de complementos e integraciones gratuitas disponibles.

Al ser una herramienta gratuita, es de esperar que Thunderbird sea un poco más lenta que otras aplicaciones de pago al momento de enviar y recibir correos. Además, no es una solución basada en la Nube por lo que debe ser instalado y su información se guarda únicamente en la computadora donde se instala.

Thunderbird es una buena opción si quieres un software decente pero capaz y personalizable, puedes modificarlo para darle lo que necesita y cambiar el aspecto por defecto.

Sin embargo, para aquellos que están acostumbrados a un sistema de correo electrónico basado en la nube que pueden usar desde cualquier dispositivo, Thunderbird puede parecer un poco limitado, por lo cual no lo recomendamos para su uso en empresas.

¿Por qué utilizar Thunderbird?

  • Gratis
  • Personalizable
  • Plugins de privacidad y seguridad

En ADM Cloud & Services, como mayoristas de informática que somos, diariamente vemos como herramientas de este tipo pueden ayudar a los usuarios a gestionar y proteger su correo electrónico, si deseas mas información no dude en contactarnos.

Mientras tanto te dejamos un documento que puede ser de tu interés.

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