Cinco métodos rentables que los MSP utilizan para automatizar su actividad empresarial

Automatización para impulsar el crecimiento y la eficiencia

Cuando hablamos con proveedores de servicios gestionados (MSP), sean grandes o pequeños e independientemente de su experiencia, suele surgir la cuestión de la automatización. Los MSP quieren gestionar sus empresas de forma eficiente. La automatización permite liberar tiempo dedicado a tareas repetitivas, lo que les permite dedicarse al crecimiento de sus empresas. De forma adicional, muchos se centran en el crecimiento que permite la automatización. El incremento de la eficiencia puede contribuir a liberar capital para su inversión en otras áreas de la actividad empresarial. La simplificación de las tareas manuales permite que los técnicos pueden trabajar en actividades que generan más beneficios, al mismo tiempo que se les sigue pagando por el trabajo de mantenimiento que se ha automatizado. En el otro lado, encontramos a algunos MSP que están creciendo con rapidez y que necesitan simplificar los procesos asociados a la incorporación de nuevos clientes. La eliminación de actividades manuales durante el proceso de incorporación permite que estos MSP puedan integrar a los clientes más rápido y ofrecerles una mejor experiencia. Las necesidades exactas de cada proveedor son diferentes. Sin embargo, hemos descubierto cinco acciones que los MSP con éxito llevan a cabo para la automatización de la actividad empresarial.

1. Si una tarea es repetitiva pueden automatizarla

El mantenimiento puede consumir una cantidad considerable del tiempo de los técnicos. Los MSP deberían centrarse en automatizar el mayor número posible de tareas de mantenimiento diarias. Como norma general, si hace algo repetitivo, un procedimiento en el que se sigue un conjunto de pasos similar de forma habitual, se trata de una práctica que debería automatizar. Automatice los aspectos básicos: una de las primeras cosas que debería automatizar (y probablemente la más sencilla) es el mantenimiento preventivo, como, por ejemplo, la limpieza del escritorio (eliminación de los archivos temporales, borrado DNS, etc.). Muchos MSP siguen completando de forma manual estas tareas sencillas, lo que puede evitar que los técnicos no atiendan las llamadas de servicio o los proyectos de mayor valor más importantes. Automatice elementos específicos: es muy probable que algunos de sus clientes tengan necesidades específicas. Si, por ejemplo, su cliente dispone de varias bases de datos SQL, puede automatizar las tareas de limpieza y mantenimiento de las tablas de estas, con el fin de garantizar que sus servidores ofrecen el máximo rendimiento. Hay cientos de elementos que puede automatizar y es importante que ofrezca a su cliente el máximo valor a través de sus servicios automatizados. Al proporcionar servicios de valor añadido mediante automatización, podrá integrar sus servicios en las empresas de sus clientes. Esto puede contribuir a que la competencia lo tenga más difícil a la hora de proponer una oferta más interesante.

2. Automatizan la resolución de los problemas más habituales

Los acuerdos de nivel de servicio son una parte importante de la relación entre los clientes y los MSP. Sus clientes necesitan disponer de su infraestructura en todo momento y su objetivo es minimizar el tiempo de inactividad. Muchos problemas pueden solucionarse con un reinicio del software o del hardware. Este tipo de tareas que requieren el tiempo de los técnicos hacen que estos no estén disponibles para problemas urgentes para los que se requiere su experiencia. Use las capacidades de reparación automática de su RMM: el software de su RMM debe contar con opciones de reparación automática. Si un dispositivo o servicio cambia a un estado de advertencia o error, el sistema debería ejecutar de forma automática un proceso de automatización para corregir la situación. Entre las políticas de automatización más habituales, se encuentran el reinicio de los servicios principales, el depurado de las DNS y, en algunos casos, el reinicio de la estación de trabajo o del servidor. Supere los términos de su SLA: al automatizar la solución de problemas, se ofrece una respuesta prácticamente instantánea al problema de un cliente. Estas resoluciones rápidas son excelentes para garantizar una buena relación con el cliente. A los clientes no les gustan los periodos de inactividad y, si sus servicios solucionan los problemas antes incluso de que se den cuenta, les podrá ofrecer un nivel de valor muy elevado. Asegúrese de que utiliza informes para mostrar a los clientes el número de incidencias que ha resuelto y las horas o días de tiempo de inactividad que sus servicios han contribuido a evitar

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3. Agilizan la incorporación de nuevos clientes

La automatización se basa tanto en prácticas recomendadas como en tecnologías. Una vez que haya determinado las tareas de mantenimiento y solución de problemas que quiera automatizar, es recomendable que las incluya en ofertas de servicios. De esta forma, podrá vender con más seguridad sus programas de mantenimiento y tiempos de respuesta a los clientes (y tendrá más claro los márgenes que puede conseguir con ellos). Implemente sondas de forma automática: para agilizar la incorporación de los clientes, necesita un sistema que detecte los dispositivos e implemente sondas de forma automática. Esto va a reducir en gran medida el tiempo que se necesita para añadir dispositivos a su software de administración. Programe el mantenimiento automatizado: una vez que haya configurado su sistema de supervisión, tendrá que programar todas las políticas de automatización para gestionar el mantenimiento de rutina. De esta forma, en las primeras fases del proceso de incorporación estará dedicando menos tiempo a tareas de mantenimiento y estará disponible para cualquier incidencia de soporte técnico que pueda surgir. Programe las acciones de resolución: mediante la automatización de las incidencias más comunes, podrá impresionar a sus clientes con la rapidez con la que cumplirá los SLA, lo que le permitirá ganar puntos de cara al cliente durante los importantes primeros días.

4. Sorprenden e impresionan a sus clientes

Los clientes gastan el dinero en sus servicios. Ofrecerles información clave sobre el trabajo que realiza para ellos le ayudará a ganar su lealtad. Como dice el refrán, “ojos que no ven, corazón que no siente”. Los informes de estado pueden ayudarle a ofrecer actualizaciones semanales sobre las acciones de mantenimiento y de otro tipo. También debería proporcionar información más detallada a través de una revisión cuatrimestral, con el fin de recordarles el valor de sus servicios. Su sistema RMM debería proporcionar informes gráficos a los clientes, así como permitirle programar el momento en el que se envían. De cara a los clientes, los informes gráficos causan un mayor impacto que aquellos que solo incluyen texto. » Los informes ejecutivos proporcionan una visión general de la red, que incluye una comparación con el rendimiento de las semanas anteriores. » Los informes de seguridad muestran a los clientes el grado de protección del que disfrutan, así como el número de problemas que ha evitado. » Los informes de copia de seguridad permiten que los clientes se sientan seguros ante la posibilidad de que se produzca un incidente de pérdida de datos. » Los parches permiten demostrar que mantiene actualizados los sistemas del cliente. » Los informes sobre incidencias permiten justificar ante los clientes el coste del servicio

5. Obtienen ingresos por las tareas que han automatizado

Que el sistema se esté encargando de hacer el trabajo no quiere decir que no deban pagarle por ello. Cada MSP tiene la opción de llevar a cabo las tareas de forma manual o de invertir en las herramientas para automatizar su actividad. Gracias a las tareas de mantenimiento automatizado y resolución de incidencias, va a mejorar su tiempo de respuesta y a ofrecer a sus clientes un mejor servicio. Además, seguirá ofreciéndoles el mismo valor (o incluso más). Automatice el proceso de creación de incidencias: sus políticas de automatización deberían ser capaces de automatizar su sistema de creación de incidencias, de forma que, cuando se completen, el tiempo quede registrado. Puede asignar 15 minutos a las tareas más pequeñas y un periodo mayor a otras más largas. Antes de que se dé cuenta, el sistema estará ejecutando políticas y acumulando un gran número de horas facturables. Saque partido a los “descuentos” para fomentar la satisfacción del cliente: una estrategia muy habitual para garantizar que los clientes quedan satisfechos es descontar algunas de las “horas de automatización” que el sistema ha registrado. Los costes asociados con estas horas tienden a cero y ofrecer un pequeño descuento a los clientes es una forma muy sencilla y efectiva de fortalecer su relación con ellos.