Características del archivado de correo electrónico

Los correos electrónicos, son una herramienta extremadamente valiosa en la actualidad, no solo para particulares, sino también para las empresas.

El email es un medio muy utilizado por las compañías, para convocar a una reunión, confirmar la contratación de nuevo personal, comunicar un pago, ofrecer un trabajo, rescindir un contrato o dar un determinado servicio. Son muchas las circunstancias, por las que se usan los correos electrónicos.

Dado que las compañías, utilizan cada vez más los emails, es necesario saber cómo archivarlos y los motivos para hacerlo.

Y es que, nunca sabemos cuándo vamos a necesitar una determinada información nuevamente. A su vez, es una acción imprescindible para evitar problemas legales, debido a nuevas legislaciones que no conocemos.

También, un correo antiguo, puede funcionar como evidencia, para salir airosos de situaciones comprometedoras, como, por ejemplo, hacerle frente al reclamo de un ex empleado, por una indemnización que no corresponde.

En resumen, estamos en una época, en que el email tiene un papel muy protagónico, en especial para las empresas.

Por ello, es vital saber cómo archivar correos electrónicos, para así resguardar información muy valiosa.

¿Qué significa archivar un correo electrónico?

Archivar significa, ni más ni menos, “guardar”. Para el caso de las empresas, se trata de copiar un correo electrónico desde donde suele estar (el buzón del usuario), a un lugar donde puede permanecer almacenado durante mucho tiempo.

Por supuesto que, el lugar de alojamiento,debe ser accesible, para que se pueda recuperar de manera fácil y rápida cualquier email archivado.

Al guardar el correo, se puede eliminar de la bandeja de entrada y, de esta forma, se libera espacio que es sumamente valioso.

Es que el colapso del almacenamiento, puede perjudicar seriamente a la empresa, ya que no va a poder recibir ni enviar correos.

En definitiva, cuando ya no se necesitan algunos emails, lo mejor es archivarlos, porque nunca se sabe cuándo lo puedes volver a necesitar.

Caso contrario, si los eliminas, no vas a poder recuperar el contenido y no podrás hacer nada al respecto, si en el futuro necesitas esos datos.

Por tanto, es realmente una acción imprescindible para cualquier empresa en la actualidad, independientemente del rubro al que se dedique.

Razones para archivar correos electrónicos

En una compañía (pequeña, mediana o grande), los usuarios de correos electrónicos, reciben y envían una gran cantidad de emails a diario.

Inevitablemente, el volumen de los buzones crece y técnicamente no existe un buzón ilimitado. Por otro lado, a medida que los servidores aumentan de tamaño, también crece el coste de producción del correo.

Es decir, el mantenimiento, las copias de seguridad y una eventual recuperación, en caso de un incidente.

Pero las razones de archivar los emails, no corresponden solo al funcionamiento interno de una empresa, sino que es necesario hacerlo también por una cuestión legal.

En este sentido, en la actualidad, existen 10.000 regulaciones de cumplimiento de correo electrónico en todo el mundo.

Es por eso que, mantenerse al día con los cambios legislativos, puede ser un proceso sumamente complejo.

La solución es tener un archivo de emails que se actualice constantemente, para estar atentos a posibles cambios en las leyes.

Además, es una manera de proteger a tu empresa de Responsabilidades Legales a futuro, que pueden complicar el funcionamiento de la firma.

En España, la ley estipula que los Administradores de la Sociedad, son personalmente los que deben hacerse cargo, de la responsabilidad jurídica de la misma.

Un archivado de correo electrónicoprotege los mensajes y, de esta manera, no se pueden eliminar pruebas, en caso de tener que comparecer ante la Justicia en el futuro.

Ten en cuenta que, si ocurre un problema legal y no tienes el correspondiente resguardo de estos datos, puedes estar incurriendo en un delito.

A muchas empresas, por el volumen de la información que tienen, se les complica archivar sus correos electrónicos, por lo que es vital conocer las soluciones habituales para hacerle frente a este problema.

Aumentar tamaño de los servidores de correos electrónicos

Algunas compañías tienen una mensajería robusta, por lo que la solución más factible, es aumentar el tamaño de los servidores.

Esta acción puede ser la solución parcial, para aquellas empresas que simplemente necesitan de un aumento de GB.

Hablamos de una solución parcial, porque las plataformas de mensajería tienen un límite, que ronda entre 25 y 50 GB.

Esto quiere decir que, tarde o temprano, vamos a volver necesitar un incremento del tamaño de los servidores.

Es que, dado el número de archivos que se envían y reciben (fotos y vídeos, principalmente), la capacidad no tarda demasiado en llenarse de nuevo.

Esta copia de seguridad tarda 24 horas en completarse y es una solución muy útil para salir del apuro. Aunque el problema indefectiblemente, va a volver a aparecer.

Limitar los buzones de correos electrónicos de los usuarios

Para las empresas que no tienen un sistema de mensajería, que sea lo suficientemente robusto y tampoco pueden sobredimensionar su servicio de correo, la solución más efectiva es limitar el tamaño de los buzones de los usuarios (a 500 MB, 1 GB, 2 GB y mas)

Cuando ese límite se alcanza, el buzón va a dejar de funcionar y, para poder seguir con su uso, el usuario va a tener que vaciarlo parcialmente, o por completo.

Para poner los archivos a resguardo, es imprescindible que se cree un archivo personal, antes de proceder a vaciar todo.

Por lo tanto, esta solución consiste en transferir la tarea de archivar los correos electrónicos a un usuario.

La idea es que, con el correr del tiempo, la persona pueda construir varios ficheros, que él mismo va a gestionar. Estos archivos tienen que ser respaldados diariamente, para que la información esté bien protegida.

Usar las capacidades nuevas de archivado de correos electrónicos

Las soluciones de mensajería más recientes, como Exchange 2010, 2013 y 2016, ofrecen al usuario un buzón de archivo, además del habitual.

De alguna manera, es una extensión del buzón habitual, en donde se puede, mediante un simple “drag and drop” (arrastrar y soltar), mover un determinado correo electrónico.

Es una solución muy sencilla para el usuario, pero bastante más costosa para la empresa, debido a que tiene que aumentar el tamaño de los servidores de correo.

Al igual que el límite al buzón de correo, esta acción significa también, trasladar la tarea del archivo al usuario.

¿Cuánto tiempo se deben archivar los correos electrónicos?

La respuesta es difícil de establecer, ya que la legislación vigente no dice absolutamente nada al respecto.

Al respecto, lo ideal es archivar correos electrónicos, que tienen información relevante.

De todas maneras, separar lo importante de lo insignificante, no es tan fácil como parece a simple vista. Es que nunca se sabe, cuándo vamos a necesitar un determinado email.

Por ejemplo, un correo electrónico de unas pocas líneas, confirmando una cita laboral, parece algo insignificante. Pero, si en el futuro, hay una demanda de un ex empleado, puedes necesitar esta información.

Esto no quiere decir, que haya que guardar absolutamente todo, pero sí analizar bien en detalle, cada vez que estemos haciendo una limpieza del buzón.

Por último, en lo que respecta al tiempo de retención, es posible optar por períodos realmente largos, como por ejemplo 10 años.

En algunos casos, como el del sector de Obras Públicas, esta información puede retenerse por mucho más tiempo.

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